会場とオンラインの同時開催方法｜ハイブリッド開催とは

この記事で分かること

・会場とオンラインで同時開催するセミナーや講演会の開催方法が分かる

・会場とオンラインで同時開催する配信のやり方が分かる

ハイブリッド開催の機材の一例（当社機材）

会場とオンラインの同時開催方法とは？

セミナーや講演会、学会、シンポジウムなど、主に貸し会議室やカンファレンスセンター、ホールなどで開催するイベントに対し、オンラインで視聴ができるようにライブ配信を行う開催方法を指します。

このようなリアル会場とオンライン視聴の同時開催で、よく使われる言い換えとしては以下のとおりです。

・ハイブリッド開催（ハイブリッド配信）

セミナーや講演会などで、リアル会場への参加とオンライン視聴での参加が可能な開催方式です。

ハイブリッド開催と表現することにより、オンライン参加が可能という意味だと、違和感無く受け止める方が多いようです。

・ライブ配信実施

会場開催がメインとし、来れない方に向けてライブ配信を行うというニュアンスの場合、ライブ配信は補助的になります。

チャットや投票など、積極的にオンラインと会場を連動させて行く開催というよりは、あくまで会場に来れない方に向けた配信であると言えます。

会場とオンラインとどちらが参加者が多い？

ジャンルや目的、開催場所にもよりますが、セミナーや講演会など、発表資料と登壇者の音声がメインの開催内容である場合、一般的にオンライン参加の方が圧倒的に多い傾向があります。

理由としては次の通りです。

・交通費がかからない

・PCやスマホで、手軽にどこでも参加できる

・着替えや移動時間など、外出の際に発生する時間を削減できる

・気軽に参加でき、もし予定が変わって参加できない場合でも会場の席を無駄に空けずに済む

・PCで視聴でき、資料の文字が会場スクリーンより読みやすい

・質問がチャットで投稿可能な場合、質問のハードルが会場発言より低い

このように、会場参加に比べて参加可能な対象者が増加する傾向があります。

しかし、以下のような場合には会場参加者の割合が増加する傾向があります。

・会場参加者同士でのコミュニケーションが期待できる場合

・懇親会など、会場でしか参加できないプログラムがある場合

・資料や登壇者の発言だけでなく、展示や名刺交換会など現地参加が必須のプログラムがある場合

・自宅から会場が近い場合

会場とオンラインの同時開催方法

会場が貸し会議室やホールなどで、登壇者が資料を使って説明を行う開催方法としてご説明いたします。

オンライン参加者へのライブ配信のプラットフォームを決定する

一般的には、質疑応答をオンライン参加者からチャットで受け付ける場合、Zoomウェビナーが広く使用されています。

URLをクリックするだけで参加できたり、または事前登録制として参加者レポートを取得するなど、幅広い設定、カスタマイズが可能なためです。

その他、YouTubeやTeams、Webexなども使用されています。

プラットフォームは、費用だけの違いではなく、参加者層（リテラシー）や、開催内容、オンライン参加者の使用できる機能（チャット/Q&A）、有料参加か無料参加かなどを踏まえ、適切なものを選ぶようにしましょう。

会場の設備を確認する

会場とオンラインの同時開催では、必ず音響機材が必要となります。

オンラインで参加する視聴者にとっては、映像だけでなく音声がしっかり聞き取れてクリアであることが必須条件です。

特に、音量が小さかったり、発言者によってバラツキがあったり、ノイズや部屋の雑音がうるさいなど、オンライン参加者にとってストレスになることがあれば、視聴離脱となります。

小規模な貸し会議室の設備の様子

・音響設備

マイクやミキサー、スピーカーなど、会場には備え付けの音響機材があるケースが多いです。

配信において音声を取り出せる設備かどうかの確認が必要となります。

また、音響設備が無い場合には、適切な機材を持ち込んだり、配信業者に機材の持ち込みを依頼します。

・撮影機材

オンライン参加者は、カメラを通して会場や登壇者の映像を視聴します。

会場参加者の邪魔にならない位置を考えると、会場後方から高さ1.8〜2.4mほどに設置したズーム可能なビデオカメラでの配信が推奨となります。

会場参加者がトイレなどで離席する際、頭が写り込まないという点や、会場参加者がスクリーンを見ているときにカメラが邪魔にならない点に注意が必要です。

・資料投影

PowerPointなどの資料を会場のスクリーンに投影した上で、配信にも資料を表示しなければいけません。

スクリーンをカメラで撮影する方法は手軽ですが、文字が読めなかったり、明るさや色が変わってしまうなど、基本的にオンライン参加者の視聴にはストレスがかかってしまいます。

配信業者の接続方法として、演台のPCからHDMIでビデオスイッチャーに接続し、会場のスクリーンとライブ配信の映像に適切に映像を表示します。

また、会場のスクリーンとライブ配信で異なるスライドを表示するなど、開始前や休憩中で蓋画や幕間と呼ばれるスライドの掲出業務が基本です。

・インターネット回線

会場のインターネット回線は、有線LANやWi-Fiなどが備わっている場合もあります。

会場からのライブ配信の場合、主に上り回線の速度と安定性を重要視します。

しかし、チャット対応やオンラインからの発言がある場合など、下り回線の速度も併せて確認が必要です。

インターネット回線は、様々な点に注意が必要です。

・そもそもの会場のインターネット回線の規格、品質

・同一のLANに接続している範囲や端末（ネットワークやアクセスポイントの共有範囲）

・会場貸し出しのLANケーブルの規格（Cat6やCat6Aなど）、距離やケーブルの状態

・Wi-Fiの混信や強度、安定性、規格

・使用可能台数やIPアドレスの振り分け、リリース

・DNSやフィルタリングなど、接続に影響のある設定の確認

・MACやDHCPでは無い場合のIPなど、端末接続においての事前申告の有無

また、会場にインターネット回線がない場合、モバイルルーターのレンタルだけでは不十分なケースがほとんどです。

通信速度が足りないという基本的な問題点がクリアできた場合でも、モバイルルーターに内包されるSIMなどには回線契約が紐付いており、MNOやMVNOなど、品質や回線速度、混雑状況が異なります。

配信業者が使用するモバイルルーターは、見た目は似たようなものであっても、内包されるSIMが

専用の用途別の契約になっていることが多いです。

また、開催方法や配信プラットフォームにより異なりますが、複数の回線を束ねる、または冗長化するLIVE U soloなども使用し、安定した配信の実現が求められます。

ハイブリッド開催の配信のやり方

主催者が自身でハイブリッド開催の配信を行う場合、以下のような機材を揃える必要があります。

・ビデオカメラ

・ビデオスイッチャー

・ビデオキャプチャー

・スペックの良いPC

・映像ケーブル

・音声ケーブル

これらの機材は、安価なものから高額なものまでありますが、基本的に安価なものを揃えてトライした場合、しばらくは様々なトラブルに悩まされることとなります。

会場の準備や進行などもしながらハイブリッド開催の配信を検討して行くことは、結果としてトラブルが発生したり、思わぬ損害、コストがかかってしまうことが多いでしょう。

配信業者に配信を委託する

配信業者は、機材とスタッフが会場に出張してライブ配信や会場の投影、音響などを担当します。

１開催ごとに費用はかかりますが、トラブルもなく、特にオンライン参加者と会場参加者の体験価値を向上させるサービスが充実しているため、アンケートでも良好な回答が得られます。

また、配信した映像はそのまま高品質なアーカイブ映像として公開ができ、新たに撮影や編集を行わなくとも、セミナー映像や講演会映像がデータとして手元に残ります。

まとめ

ハイブリッド開催では、リアル会場だけの場合と比較して、合計の参加者を最大化することができます。

しかし、準備や配信業務を考えれば、配信業者に委託する方が安全で効果的と考えられます。