ハイブリッド配信の会場予約、何時間前から借りるべき？「一方向」と「双方向」で異なる設営時間の目安

この記事の結論（30秒で分かる要点）

会場手配の失敗を防ぐため、私たちオープンNEOが推奨する「前後の確保時間」の目安は以下の通りです。

• 設営・調整（本番開始前）

  • 一方向（視聴のみ）

    最低 90分（搬入・設営・基本チェック）

  • 双方向（Web登壇・質問あり）

    最低 120分（＋音声のマイナスワン設定・ハウリング対策）

• リハーサル

  上記に加え、進行確認やリモート接続テストを行う場合は ＋60分 を推奨。

• 撤収（本番終了後）

  30分〜60分

• なぜ時間が必要か

  私たちは機材トラブル防止のため、予備機材（ホットスタンバイ）を含む2重のシステムを構築するため、一般的な簡易配信よりも丁寧な準備時間を頂戴しています。

「ギリギリの予約」が最大の事故リスクです

「会場費を少しでも抑えたい」そのお気持ちは痛いほど分かります。

しかし、ハイブリッド配信において、準備時間の不足は致命的なトラブル（音が出ない、映像が映らないなど）に直結します。

配信業者が会場に入ってから、実際に「配信可能な状態」になるまで、どれくらいの時間がかかるのでしょうか。

今回は、配信形態（一方向・双方向）に応じた適切な予約時間の目安を解説します。

パターン別：推奨される「設営・準備時間」

配信の内容によって、持ち込む機材の量と、現場での設定の複雑さが大きく異なります。

1. 一方向配信（講演会・セミナーなど）

【推奨：90分】

会場の映像と音声を、オンライン参加者に一方的に届けるシンプルな形式です。

オンライン側からの発言（音声）はありません。

• 90分の内訳

  • 機材搬入・展開（30分）

  • カメラ・スイッチャー・配信PCの配線（30分）

  • 独自回線（ボンディングルーター）の速度テスト・画角調整・音声レベル確認（30分）

    
    

この時間は「ただ機材を置く」だけでなく、バックアップ機材を含むシステムが正常に稼働するかどうかの「安全確認」の時間でもあります。

2. 双方向配信（リモート登壇・質疑応答あり）

【推奨：120分】

会場とオンラインが会話をする形式です。

「リモート講師が登壇する」「オンライン参加者の声を会場スピーカーから流す」場合がこれに当たります。

• なぜ＋30分必要なのか？（マイナスワン設定）

  双方向の場合、最も警戒すべきは「ハウリング（不快なキーンという音）」や「エコー（声の跳ね返り）」です。

  これを防ぐために、会場の音響ミキサーと配信機材の間で「マイナスワン（相手の声以外を相手に返す設定）」という複雑な音声ルーティング調整を行う必要があります。

  この調整は会場のスピーカー環境に左右されるため、慎重なサウンドチェックが不可欠です。

  
  

「リハーサル」をするなら、さらに＋60分が必要です

上記の90分・120分は、あくまで「配信業者が配信の準備を完了させるまでの時間」です。

講師の方を交えたリハーサルを行いたい場合は、さらに時間を確保する必要があります。

• リハーサル時間の目安（＋60分）

  • リモート講師との接続テスト（映像・音声の遅延確認）

  • スライド送りのタイミング合わせ

  • 司会者との掛け合い確認

    
    

【理想的なタイムテーブル例（双方向・14:00開演の場合）】

時間	内容	備考
10:00	会場予約開始・搬入	余裕を持ったスタート
10:00 - 12:00	設営・技術調整	【120分】 プロによるシステム構築
12:00 - 13:00	リハーサル	【60分】 講師・リモート登壇者参加
13:00 - 13:30	昼休憩・最終確認	スタッフ・登壇者の休息
13:30	開場（オンライン接続開始）	待機画面の送出開始
14:00	本番開始

意外と忘れがちな「完全撤収」までの時間

本番終了後、すぐに部屋を出られるわけではありません。

配線だらけになった会場を原状復帰し、精密機器を梱包して搬出するための時間が必要です。

• 撤収の目安：30分〜60分

  • 終了直後は、参加者の退室やアンケート記入などで10〜15分ほど会場が使えないことが多いため、実質の作業時間は短くなります。

  • 会場の延長料金は割高になるケースが多いため、撤収時間も余裕を持って確保することをお勧めします。

    
    

オープンNEOは「準備時間」を「安心」に変えます

「他社よりも準備時間が長めではないか？」と思われるかもしれません。

しかし、これには明確な理由があります。

1. 「ホットスタンバイ（予備機）」まで構築するため

私たちは、メインの配信PCが万が一故障しても、瞬時に切り替えられる予備PC（ホットスタンバイ）を標準で設営します。

ケーブル一本一本までバックアップを想定して配線するため、簡易的な業者よりも設営に時間を頂いています。

2. ワンオペではなく「2名体制」でのダブルチェック

設営中、一人が配線を行い、もう一人がモニターで映像・音声をチェックするクロスチェック体制をとっています。

時間をかけて丁寧に構築されたシステムこそが、本番中の「まさか」のトラブルを防ぐ防波堤となります。

会場手配の前に、まずは一度ご相談ください

「この会場で、この内容だと、何時から予約すればいい？」

もし判断に迷われたら、会場予約の確定前に私たちにご相談ください。

「搬入経路が複雑だから＋15分見ておきましょう」「この構成ならリハーサルは短縮できます」など、年間200件以上の現場を知るプロが、無駄のない最適なスケジュールをご提案します。

日程の仮押さえ、お見積もりは無料です。

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