配信できる会場・できない会場の違い｜ハイブリッド配信に必要な会場設備と下見のポイント

配信できる会場・できない会場の違い

会場を予約したあとで「この会場では配信が難しい」と分かる。

ハイブリッド開催の準備で、実際に起きているつまずきです。

株式会社オープンNEOは、セミナー・シンポジウム・学会など、資料投影型の開催の配信を年間200件以上担当しています。

この記事では、その現場経験をもとに、配信のしやすさを分ける会場設備の条件と、予約前・下見で確認しておきたいポイントを解説します。

結論

プロジェクターとスクリーンがあれば、ほとんどの会場で配信できます。

先に結論からお伝えします。

配信業者に委託する前提であれば、会場に必要な設備は、プロジェクターとスクリーン（またはモニター）程度です。

カメラ、配信機材、音響機材、ネット回線は、当社のような出張型の配信業者が持ち込めます。

したがって配信できない会場は、ほとんどありません。

ただし、会場の設備によって「そのまま配信できる会場」と「機材の持ち込みが必要な会場」に分かれ、準備の内容が変わります。

以下のポイントを予約前に確認しておくと、その後の進行がスムーズです。

会場の予約前に確認したい8項目

詳細は後述しますが、確認すべき項目は次の8つです。

・音声の取り出し

会場ミキサーからXLR等で配信用音声を取れるか（最重要）

・音響の担当

会場スタッフか、外部の音響会社か

・ネット回線

有線LANの有無/Wi-Fiは共用か専用か

・投影

プロジェクターのHDMI入力の可否

・搬入

搬出入申請の要否と、台車が通る経路

・駐車場

荷捌き場・駐車場の有無

・座席

カメラ設置のために最後列を外せるか

・時間

本番開始の90分以上前に入室できるか

すべて揃っていないとダメ、ではありません。

足りない部分は配信業者側の持ち込みで補えます。

以下、順に解説します。

最重要の確認

会場の音響から「配信用の音声」を取り出せるか

会場設備の確認で最も重要なのは音声です。

映像はカメラを持ち込めば済みますが、登壇者がマイクで話す音声は、会場の音響設備から配信用に取り出す必要があります。

これができるかどうかが、会場設備の確認では決定的です。

確認の仕方にはコツがあります。

「配信できますか」と漠然と聞いても、会場側は答えに困ります。

「会場のミキサーから、マイクの音声をXLR端子（キャノン端子）で取り出せますか」のように、端子と系統まで具体的に聞いてください。

抽象的なまま進めると、可否が当日まで確定しないことがあります。

取り出せない場合や、設備に不安がある場合は、マイクを含む音響機材一式を持ち込んで対応できます。

当社でも、質疑応答やパネルディスカッションの構成に合わせて、有線・無線マイクの本数を決めて持ち込んでいます。

ホテルや大型会場は「音響の担当者」が別会社のことがあります

ホテルの宴会場や大型ホールでは、音響・照明の操作を外部の音響会社（PA会社）に委託していることがあります。

この場合、会場の営業担当者に音声の取り出しについて聞いても、その場では答えられず、後日、音響会社から回答が来る流れになります。

開催日が近いと、この往復だけで日数を消費します。

ホテルや大型会場に問い合わせる際は、最初から「音響のご担当者を交えて確認したい」と伝えておくのが確実です。

ネット回線

有線LANが理想。無ければ持ち込めます。

配信の安定性は回線で決まります。

確認したいのは次の3点です。

・有線LANが使えるか（最も安定します）

・Wi-Fiのみの場合、来場者と共用か、専用か（共用Wi-Fiは当日混雑し、不安定になりがちです）

・ルーターや差込口の位置（配信席から遠いと、長いケーブルが必要になります）

回線が無い会場や、不安がある会場でも、配信業者側でモバイル回線を持ち込んで配信できます。

当社では、会場回線に持ち込み回線を加えた二重化を標準にしています。

大学や官公庁の施設では、ゲスト用のネットワークIDを事前に発行してもらえることがあります。

必要な回線数に予備を1つ加えて、接続手順と併せて依頼しておくとスムーズです。

スクリーン投影

HDMIで入力できるかを確認

常設プロジェクターがある会場では、HDMIで入力できるかを確認してください。

発表者が複数いる場合のPCの切り替えは、配信業者側の機材でまとめて処理できるため、会場側に特別な設備は必要ありません。

プロジェクターやスクリーンが無い会場では、別途手配が必要です。

多くの場合、ここだけは会場側または主催者様での手配をお願いしている項目です。

搬入・駐車場

申請漏れは「搬入できない」に直結します。

配信機材は台車で搬入します。

オフィスビルや大型施設では搬出入の事前申請が必要なことが多く、申請が漏れていると当日搬入できないことがあります。

会場の予約時に、次の点を確認してください。

・搬出入の申請が必要か（必要なら、書式と提出期限）

・荷捌き場・駐車場の有無

・台車が通れる経路と、エレベーターの有無

なお、前年と同じ会場でも、工事などで搬入経路や停車位置が変わっていることがあります。

開催のたびに確認するのが安全です。

レイアウト

カメラの設置場所で、座席数が変わることがあります。

会場後方からカメラで撮影する場合、最後列の座席を外して設置スペースを確保することがよくあります。

満席想定で集客していると、ここで席数が合わなくなります。

座席表の段階でカメラ位置を決めておくと安心です。

また、奥行きのある会場や横長の会場では、後方の参加者からスクリーンが見えにくいため、スクリーンやモニターの増設を検討する場合もあります。

予約時間（準備時間）

本番開始の90分前には入室できる会場を選定

機材の搬入から設営、リハーサルまで、準備には90分程度かかります。

オンライン登壇者との双方向のやり取りが多い構成では、さらに余裕が必要です。

会場を予約する際は、開始時刻から逆算し、準備と撤収の時間を含めて押さえてください。

設営・撤収時間の目安について詳しくは、こちらの記事で解説しています。

→ブログ記事「ハイブリッド配信の会場予約、何時間前から借りるべき？」へ

では、配信が「できない」会場はあるのか

タイトルに戻ります。

物理的に配信が不可能な会場は、実際にはほとんどありません。

当社の経験では、できない様に見えるケースは次の3パターンに集約され、いずれも対処法があります。

1つ目は、会場の音響に触れられないケースです。

音響が外部業者の専属管理で、音声の取り出しに応じてもらえない場合があります。

この場合は、会場音響とは独立した音響機材一式を持ち込み、マイクから配信まで自前の系統で完結させます。

2つ目は、準備時間が確保できないケースです。

前の利用が直前まで入っていて、90分の設営時間が取れない場合があります。

この場合は、スタッフを増員して設営を並行させる、構成を軽くするなどで対応します。

準備時間が短いことは、費用に影響することはあっても、開催できない理由にはなりません。

3つ目は、搬入経路がないケースです。

エレベーターのない上層階、台車が通れない経路などです。

この場合は、人力で運べる機材構成に組み替えて対応します。

つまり、正確に言えば「配信できない会場」ではなく、「そのままでは配信しづらく、準備や構成の工夫が必要な会場」です。

会場の候補段階でご相談いただければ、どの工夫が必要かを事前にお伝えできます。

会場タイプ別の傾向

年間200件以上の現場から見た、会場タイプごとの傾向です。

あくまで一般的な傾向であり、個々の会場によって異なります。

貸し会議室

プロジェクターは常設されていることが多い一方、音響設備は簡易的（マイク2本程度）なことが多い会場です。

ネット回線は共用Wi-Fiのみの場合が多く、開催規模によっては音響・回線とも持ち込みで安定させる形になります。

ビルによっては搬入申請が必要です。

ホール・多目的ホール

音響設備は充実していますが、操作が会場スタッフや外部の音響会社に委ねられていることが多く、「音声を取り出せるか」の事前確認が最も重要になるタイプです。

カメラ設置に伴う座席の調整も、この規模の会場で発生しやすい項目です。

ホテルの宴会場

音響・照明を外部業者に委託していることが多く、設備確認の回答に時間がかかりがちです。

機材の持ち込み条件も会場ごとに異なるため、早めの確認をおすすめします。

大学の講義室・ホール

投影設備は整っていることが多い会場です。

ネットワークは、ゲスト用IDの事前発行を依頼します。

台車での搬入経路とエレベーターの確認も忘れずに行います。

社内の会議室

設備が最小限でも、電源と投影環境があれば開催できます。

確認の中心はむしろ、入館手続きや社内ネットワークの制約といったセキュリティ面の調整になります。

よくあるご質問（会場について）

音響設備がまったく無い会議室でも配信できますか？

できます。

マイク・スピーカー・ミキサーを含む音響機材一式を持ち込みます。

200名を超える規模の会場でも、出張音響（PA）を含めて自社で対応しています。

会場に共用Wi-Fiしかありません。配信は可能ですか？

可能です。

共用Wi-Fiだけでの配信はおすすめしませんが、当社がモバイル回線を持ち込み、二重化（ボンディング）した回線で配信します。

会場がまだ決まっていない段階でも相談できますか？

できます。

候補が複数ある段階でご相談いただければ、配信のしやすさという観点から比較の材料をお伝えできます。

会場を契約する前が、最も手戻りの少ないタイミングです。

下見は必要ですか？

規模や構成によります。

双方向のやり取りが多い開催や、準備時間が短い開催では、当社スタッフが下見に同行することをおすすめしています。

同行が難しい場合は、確認していただきたい項目をお渡しし、会場見学の際に確認いただく方法もあります。

迷ったら、会場を決める前にご相談ください！

ここまでの確認を主催者様がすべて行うのは、負担の大きい作業です。

当社では、候補会場の情報（会場名・部屋）をお送りいただければ、配信の可否と必要な構成を回答しています。

過去に業務で入ったことのある会場であれば、スクリーン配置やカメラ位置まで含めて、すぐにお答えできる場合もあります。

株式会社オープンNEOは、セミナー・シンポジウム・学会など、資料投影型の開催に特化した配信業者です。

機材とスタッフごと会場へ出張し、音響機材・ネット回線の持ち込みにも対応しています。

お見積書の発行、日程の仮押さえは無料です。

株式会社オープンNEO

資料投影型のセミナー・シンポジウムに特化した配信業者

配信サービスの詳細を見る

https://www.open-neo.co.jp/